Ideas para gestionar el tiempo

¿Cómo gestionar el tiempo de forma eficiente? ¿Cómo administrar el tiempo adecuadamente para conciliar tu vida laboral y personal? En este artículo de Jesús Hernández-Galán encontrarás 9 ideas para una óptima gestión del tiempo.

Uno de los retos más importantes a los que se enfrenta un profesional y muy especialmente si es directivo, es la gestión del tiempo. La cantidad de reuniones, el exceso de correos electrónicos, la abundancia de canales de comunicación pueden hacer que un día de 24 horas no sea suficiente para realizar todas las actividades y tareas que necesitamos ejecutar.

Seguro que en muchas ocasiones has finalizado el día pensando que no has hecho nada, que te quedan muchísimas tareas por realizar y que podrías necesitar toda la noche para finalizar todo lo pendiente. Si tienes dificultades para mejorar en este ámbito puedes contar con un Coach Ejecutivo. Estos profesionales, especialmente aquellos que tienen experiencia en gestión y dirección de equipos, son realmente útiles para el desarrollo y crecimiento tanto personal como profesional.

Siendo consciente de la dificultad de gestionar bien el tiempo me atrevo a proponerte las siguientes ideas.

¿Cómo gestionar el tiempo?

Planifica la semana

Dedicar un par de horas la tarde del domingo a planificar la semana, analizar la agenda, determinar si las reuniones que tienes previstas son realmente necesarias, puede resultar de gran ayuda, en primer lugar para no llevarte sorpresas y en segundo lugar para aliviar la carga de exceso de actividad.

Te propongo que además planifiques actividades tanto laborales como personales. Si prevés realizar algo con tu familia o con amigos y lo pones en la agenda te ayudará a cumplirlo. Habitualmente nos olvidamos de esta parte tan importante de nuestra vida, la personal, y aunque puedas pensar que es una locura planificar este tipo de actividades, probablemente te ayudará a poner el foco y gestionar el tiempo de modo más satisfactorio.

Planifica el día

Si lo primero que haces cuando te levantas por la mañana es mirar el móvil, la redes sociales o el correo electrónico ya empezarás con un estrés innecesario. Todo este exceso de información es ruido que distrae y no ayuda a concentrarnos en las cosas importantes.

Puedes dedicar los primeros 15 minutos a planificar el día, establecer prioridades, asignar tiempos dedicados a las tareas, etc. También es importante que planifiques algún descanso, tanto mental como ocular. Esta última recomendación está especialmente dedicada a aquellos que pasamos mucho tiempo delante de la pantalla. Cinco minutos cada hora para mirar a lo lejos, cambiar de postura, pasear brevemente puede ayudar a descansar la vista, prevenir lesiones posturales y reducir cansancio.

Pon en la agenda todas las tareas

Te propongo que reserves en la agenda espacios para hacer llamadas, ver correos así como actividades que necesites concentración como por ejemplo redacción de informes, planificación de proyectos. Para aquellos que necesiten estar actualizados o revisar sus conocimientos técnicos puede ser importante dedicar un par de horas semanales al estudio y planificar ese tiempo reservándolo en la agenda. Tener el servidor de correo abierto con notificaciones permanentes es fuente de distracción y pérdida de tiempo.

Pon alarmas

Las alarmas debes tomártelas como recordatorios no como fuente de estrés o  elemento de presión. Sin duda alguna pueden ser muy útiles para finalizar y empezar tareas pero también permítete fallar en tus planificaciones. Algunas veces te sobrará tiempo y otras veces te faltará. Seguro que con la experiencia aprenderás a planificar y asignar tiempos con mayor precisión.

Técnica Pomodoro

La Técnica Pomodoro es muy útil para realización de tareas creada en 1980 especialmente diseñada para el estudio. Consiste en establecer tiempos de concentración y tiempos de descanso. En el modelo original se planteaban 25 minutos de concentración y 5 minutos de descanso, probablemente para una actividad laboral esta distribución del tiempo no sea la más idónea. Se puede utilizar especialmente cuando necesitamos un tiempo largo de concentración para realizar actividades tipo informes, planificaciones, revisiones, etc.

Delega

Esta práctica es una de las más recomendadas aunque también es una de las más difíciles de realizar, algunas veces por miedo a que no se ejecute bien la tarea, otras veces por falta de confianza o creencia de pérdida de control.

Si te cuesta delegar puedes realizar un proceso de coaching empresarial para que un profesional con experiencia  te acompañen en su puesta en práctica. Sin duda alguna la delegación es la mejor forma de dedicar tu tiempo a las cosas realmente importantes. También puede ayudar al crecimiento profesional del compañero en el que se ejerce la delegación, aumento de su autoestima, sentimiento de pertenencia, aprendizaje y un largo etc. de beneficios. Por ello te animo a que empieces a delegar ya que podrás ahorrar mucho tiempo y poco a poco irás creando fortalezas de trabajo en equipo. Ahora bien, no pierdas la atención de este mantra: “delega pero controla “

No procrastines

Existen multitud de artículos y estudios psicológicos que arrojan conocimiento científico sobre la razones por las que el ser humano procrastina. Hay multitud de técnicas que te pueden ayudar a vencer esta forma de actuar. Para mí una de las más simples y efectivas es la Regla de los cinco segundos, desarrollada en el libro “El poder de los cinco segundos” por Mel Robbins.

Te recomiendo que oigas el resumen realizado por Luis Ramos en su podcast Libros para Emprendedores. La regla es muy simple, cuando tengas que hacer algo como por ejemplo empezar un informe, escribir un e-mail, levantarte de la cama, etc. pon el foco en la tarea, cuenta de cinco a uno y en ese momento empiezas a hacer lo que te has propuesto. Simple pero efectivo.

Otra de las técnicas simple pero muy útil es Cambiar Y por O.  Habitualmente para desarrollar o iniciar una tarea esperamos a que haya una suma de condiciones y por eso utilizamos la conjunción copulativa Y. Por ejemplo, saldré a correr si hace bueno y tengo tiempo y me encuentro con fuerzas y los niños han hecho los deberes y etc. Empezaré el informe cuando tenga toda la información y el jefe me lo haya reclamado y tenga libre dos horas y haya leído todos los correos y etc. Si esperamos a que se den todas las condiciones probablemente no lo hagamos nunca. Por ello te propongo que utilices la conjunción disyuntiva O ya que solo necesitarás una condición para empezar la tarea.

Ladrones de tiempo

Evitarlos es difícil pero es muy importante que tengas presente que están haciendo que seas más improductivo, que probablemente tengas que alargar tu jornada laboral y que te están quitando lo más preciado que tienes, el tiempo. Te propongo que desarrolles tu asertividad, te ayudará a decir que no, en definitiva a tomar el control y gestionar el tiempo adecuadamente.

Haz repaso al final del día

Es muy útil repasar cómo te ha ido el día, las actividades que has desarrollado, qué podrías haber hecho mejor, en qué has fallado, en qué has acertado, lo pendiente, etc. Este tipo de análisis siempre ayudan a mejorar la planificación y gestión del tiempo, así como a determinar en qué cuestiones hay que poner el foco. Un repaso significa simplemente eso, un repaso, no un examen por lo que si hay algo en lo que no estés satisfecho, no te fustigues, tan solo aprende.

El objetivo de este artículo es solo presentarte algunas ideas que puedan ayudar a ser más eficiente a la hora de gestionar el tiempo, sin duda alguna hay muchísimas más pero tampoco pretendía abrumar con exceso de información, tan solo con aquellas que a mí me han resultado más útiles y me han ayudado a ser más productivo, eficiente pero sobretodo a encontrarme más satisfecho conmigo mismo y con mi trabajo.

Aunque ya lo he comentado a lo largo del artículo insisto en que un proceso de coaching empresarial puede resultar francamente útil para ayudarte a crecer tanto personal como profesionalmente. Cuando selecciones un servicio de este tipo presta especial atención a la experiencia del coach, no solo como profesional del coaching, sino como profesional en una empresa donde haya tenido que resolver problemas, gestionar equipos, obtener resultados, etc.

Jesús Hernandez-Galán
Coach Ejecutivo Certificado AECOP

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